Neumarkt (DK) Mit Hilfe der elektronischen Akte wird ab kommenden Montag im Jobcenter des Landkreises Neumarkt die klassische Aktenhaltung nach und nach abgelöst. Das Jobcenter wird zu einem papierarmen Dienstleister der öffentlichen Verwaltung.
Kunden können aber weiter wie gewohnt ihre Anliegen in Schriftform per Brief an das Jobcenter adressieren. Der Nutzen für die Kunden: weniger Wartezeiten und schnellere Auskünfte.
Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Post gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der "richtigen" Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument eingegangen ist. Dem Datenschutz wird dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen.
Auskünfte können schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar ist und nicht gerade im Haus unterwegs ist oder erst aus einer Ablage geholt werden muss. Auch die Bearbeitungszeiten können sinken, weil es weniger Lauf-, Such- und Transportwege gibt. Die elektronische Akte ist zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft.
Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach vernichtet. Es sei denn, Kundinnen und Kunden teilen dem Jobcenter mit, dass sie ihre Unterlagen zurückbekommen möchten. Am besten also Kopien einreichen und nur dann Originale ans Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden.
Die durchschnittliche Akte von Kunden eines Jobcenters umfasst 300 Seiten, oft auch mehr. Die elektronische Akte hilft dabei, die Papierflut einzudämmen.
