Ingolstadt (DK) Mit einem Ruck hievt die Reinigungs frau den dunkelblauen Staubsauger auf das Redepodest im Audi-Center. Doch bevor sie anfängt zu saugen, widmet sie ihre volle Aufmerksamkeit dem langen Rednertisch in der Mitte. An diesem werden in ein paar Stunden die Vorstandsmitglieder der Audi AG die Plätze ein nehmen und ihre Bilanz presskonferenz abhalten. Dazu werden 250 bis 300 Pressevertreter aus aller Welt erwartet.
Das giftgrüne Putztuch huscht mit f ließend-kreisenden Bewegungen über das klarlackierte Holz des Tisches – hält dabei aber penibel Abstand von den Mikrofonen und Monitoren, die für jeden einzelnen Redn er in den Tisch eingebaut wurden.
Die Monitore unterstützen die Vor standsmitglieder bei der detaillierten Beantwortung der Fragen, die von den Journalisten gestellt werden. " Im hinteren Raum haben wir während der Konferenz etwa 40 Personen aus allen Geschäftsbereichen sitzen, die blitzschnell jene Informationen nachschlagen, die gerade gebraucht werden" , erklärt Jürgen de Graeve, der bei Audi den Bereich Kommunikation Unternehmen und Wirtschaft betreut und hauptverantwortlich für die Organisation der Jahrespressekonferenz zuständig ist. Mit Hilfe der Monitore können die Vors tandsmitglieder den Journalisten somit auch Zahlen nennen, die sie gerade nicht im Kopf haben, "wi e zum Beispiel die Anzahl der verkauften Autos in Nepal".
Hoch über der Reinigungsfrau klettert ein Mitarbeiter der Messebaufirma über ein silbernes Gerüst, an dem Lautsprecher und Lampen in allen Größen befestigt sind. Der Aufbau der Veranstaltung startete erst vergangenen Samstag – in Tages- und Nachtschichten. Organisatorisch befasste sich die Unternehmenskommunikation aber schon viel früher mit der Jahrespressekonferenz: Mitte November wurden bereits die ersten Hotelzimmer gebucht.
Um alles auf die Reihe zu bekommen, hat das Team um De Graeve und seinem Kollegen Joachim Cordshagen eine große Checkliste erstellt, auf der die Aufgaben sämtlicher Beteiligter verzeichnet sind. Bei den Zulieferern wie auch bei der Messebaufirma wird gerne auf Leute zurückgegriffen, mit denen schon häufiger gearbeitet wurde. " Man muss sich gegenseitig v ertrauen und aufeinander verlassen können", sagt De Graeve.
Natürlich mache jede weitere Konferenz um eine Erfahrung reicher, ergänzt Cordshagen. Jedes Jahr werde die Veranstaltung etwas mehr verfeinert. Es kommt auch auf die Kleinigkeiten an. Cordshagen deutet auf die vier Felgen der ausgestellten Fahrzeuge, deren Audi-Symbole alle millimetergenau gerade stehen. Viel mehr als die Räder ist von den Autos auch noch nicht zu sehen: Sie tragen einen orangen Umhang, der sie vor Staub und Fingerabdrücken schützt.
Damit in der Konferenz auch die fremdsprachigen Journalisten alles verstehen , hat Audi, nach Aussage von De Graeve, nur die besten Dolmetscher Deutschlands organisiert. In den sechs Sprachen Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Chinesisch und Ungarisch übersetzen diese das Gesagte simultan – über Kopfhörer dringt die vertraute Sprache dann in die Ohren der ausländischen Gäste.
"Wir wollen ja, dass sich unsere Besucher wohl fühlen", sagt De Graeve lächelnd. An entscheidenden Stellen , an denen, laut De Graeve, die Gäste "emotional berührt werden sollen", stehen deshalb auch keine engagierten Dienstleistungsfirmen, sondern "Audianer". Ein Stamm von etwa 35 Leuten kümmert sich beispielsweise um das Aussuchen und Buchen der Hotelzimmer, um die Begrüßung und das Einchecken der Journalisten. Für Aufgaben des Gästemanagements, wie die Verwaltung der Gästeliste, das Schreiben der Namensschilder und den Transfer der Journalisten zum Audi-Gelände wird eine Agentur beauftragt.
Obwohl also alles genau durchgeplant wird, bedeutet die Vorbereitungsphase Stress pur und viele Überstunden für alle Beteiligten. " Es kommt durchaus vor , dass ich nachts aufwache und mir plötzlich etwas einfällt, was unbedingt noch erledigt werden muss", gesteht De Graeve.
