Wenn der Ordner schon vor lauter Kontoauszügen zu platzen droht, ist der Zeitpunkt gekommen, den Ordner auszumisten. Welche Belege aber sollten Sie aufbewahren?
Zuweilen ist es angebracht, in den privaten Archivordnern für Ordnung zu sorgen. Vor allem die Heerscharen an Bankbelege blähen die Ordner auf. Viele Belege können Sie als Bankkunde ohne Probleme entsorgen, andere sollten Sie jedoch nicht voreilig in den Papierkorb werfen. Grundsätzlich greift eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Privatleute nur in Ausnahmefällen. Oftmals sind steuerrechtliche Gründe für die Ausbewahrungspflicht entscheidend. "Auftraggeber müssen zum Beispiel Zahlungsbelege für Handwerker- oder Dienstleistungen rund um das Grundstück und Gebäude bis zu zwei Jahre lang dem Finanzamt vorlegen können", sagt Alexander Baumgart, Pressesprecher bei der ING-Diba. Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Das Finanzamt möchte bei Bedarf kontrollieren können, ob ein Unternehmen die Umsatzsteuer angegeben hat. Alexander Baumgarten weist auf die Besonderheit bei Kontoauszügen hin: "Für Privatpersonen mit positiven Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr besteht eine Aufbewahrungsfrist für Kontobelege von sechs Jahren."
Verjährungsfrist von drei Jahren
Doch auch für Verbraucher mit niedrigeren Einkünften kann es sinnvoll sein, Bankbelege einige Jahre lang zu archivieren. Besonders bei größeren Anschaffungen oder Investitionen, können Sie auf Grundlage der Bankbelege zweifelsfrei beweisen, dass eine Zahlung getätigt wurde. Für die notwendige Aufbewahrungsdauer, sollten Sie sich an der gesetzlichen regelmäßigen Verjährungsfrist orientieren. Diese beginnt mit dem Ende des betreffenden Kalenderjahres und beträgt allgemein drei Jahre. Bei Handwerksarbeiten ist aber auch eine längere Aufbewahrungszeit ratsam, so dass sich in diesem Fall die Gewährleistungsfrist auf fünf Jahre beläuft. Da nun aber immer mehr Bankkunden die elektronischen Kontoauszüge via Internet-Download der papiergebundenen Form vorziehen, stellt sich die Frage, inwiefern diese im Ernstfall als Zahlungsnachweis gelten. Diesbezüglich erteilte das Bundesfinanzministerium den Finanzämtern bereits im Jahr 2006 eine klare Anweisung: Wenn ein Steuerpflichtiger einen Kontoauszug vorlegt, den eine Bank im nicht unveränderbaren PDF-Format erstellt hat, gilt die Nachweispflicht als erfüllt. Lediglich Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind, müssen auch zukünftig Papierauszüge als Nachweis vorlegen.
Tipp: Viele Direktbanken bieten ihren Kunden ein Online-Postfach an, in dem man elektronische Kontoauszüge drei Jahre aufbewahren kann. Wer aber die Belege länger aufbewahren möchte, sollte die Kontoauszugs-Dateien auf den eigenen Computer herunterladen und in regelmäßigen Abständen eine Sicherungskopie auf einem externen Speichergerat, wie beispielsweise einer externen Festplatte oder einem USB-Stick anfertigen.
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