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Das Arbeiten im Homeoffice ist ein Trend, der durch die Coronapandemie nicht ausgelöst, sondern verstärkt wurde. Dank der Digitalisierung bieten darum heute viele Unternehmen das Arbeiten von zu Hause an. Genau zu diesem Zweck wurde die Software Microsoft Teams, auch MS Teams genannt, entwickelt. Die Applikation ist Teil der Microsoft 365 Suite und in MS Office 365 und Skype Business integriert. Zu den Features gehört neben einer Reihe von anderen Funktionen auch die MS Teams-Telefonie.
Was ist das Grundprinzip der Microsoft Teams Telefonie?
Beim Telefonieren mit Microsoft Teams nutzen Sie im Grunde genommen eine VoIP Telefonanlage. Das bedeutet, wenn Sie mit Teams telefonieren, werden die Gespräche nicht mehr über das Telefonnetz (Festnetz oder Mobilfunknetz) geführt, sondern über das Internet. Microsoft Teams wandelt jeden Desktop-PC, jedes Laptop, Tablet in Telefonanlagen um. Bei einem klassischen Telefon, neudeutsch Phone genannt, werden die Daten analog übertragen. Bei der VoIP Telefonie, zu der auch die Microsoft Teams Telefonie gehört, werden die Daten durch eine SIP genannte Anwendung digitalisiert (in Binärcode umgewandelt) und per WLAN oder LAN Kabel über einen Router ins Internet geschickt. Für den Benutzer ändert sich nicht viel. Er kann wie bisher einen Anruf tätigen oder entgegennehmen.
Welche Vorteile hat die MS Teams-Telefonie?
Die Liste der Vorteile des MS Teams Telefons ist lang. Zu den wichtigsten gehören:
- Im gesamten Unternehmen wird der Microsoft Teams Client als einheitliche Kommunikationszentrale verwendet.
- Alle Kommunikationsprozesse werden gebündelt.
- Microsoft Teams ist benutzerfreundlich und erfordert keine langwierigen Schulungen.
- Einbindung von Endgeräten wie Laptops, Smartphones und Tablets.
- Die Telefonie funktioniert ortsunabhängig.
- Es lassen sich beliebig viele Nebenstellen einrichten.
- Telefonieren im internen Telefonsystem ist kostenlos.
- Mitarbeiter im Homeoffice lassen sich in MS Teams integrieren.
- Hervorragende Sprachqualität
- Der Aufwand für Wartung und Administration ist gering.
- Verschiedene Routingoptionen, beispielsweise Direct Routing
Welche Nachteile hat das Calling mit Microsoft Teams Telefon?
Um über das Internet mit Microsoft Teams zu telefonieren, benötigen Sie eine Lizenz. Die ist nicht kostenlos. Pro User fallen monatliche Gebühren an, wenn Sie ins öffentliche Telefonnetz telefonieren wollen. Allerdings handelt es sich um eine Flatrate.
Der zweite Nachteil besteht darin, dass eine schnelle und stabile Internetverbindung erforderlich ist. Wenn externe Mitarbeiter mit dem Smartphone Teams Telefonie nutzen, während sie unterwegs sind, kann es passieren, dass die Verbindung abbricht, weil das Mobilfunknetz zu schwach ist.
Funktionen der Telefonie mit Microsoft Teams
Nutzen Sie Microsoft Teams, stehen Ihnen dieselben Funktionen zur Verfügung, die auch Ihre bestehende Telefonanlage bietet:
- Eingehende und ausgehende Anrufe ins Festnetz.
- Anrufe halten, durchstellen oder transferieren.
- Calls ständig oder zeitweise weiterleiten.
- Anrufbeantworter einrichten und nutzen.
- Bei Abwesenheit einen Stellvertreter ernennen, der Anrufe entgegennimmt.
- Protokoll der Anrufe in Abwesenheit einsehen.
- Einrichten von Telefonkonferenzen.
- Unerwünschte Rufnummern blockieren.
Zu diesen Optionen der Telefonie kommen noch die anderen Möglichkeiten hinzu, die Microsoft Teams bietet, z.B das Einrichten von Videokonferenzen oder Teams Meeting. Auch das Teilen von Bildschirmen ist innerhalb des Teams möglich.
Für wen lohnt sich das Telefonieren mit Microsoft Teams?
In vielen Firmen erfolgt die externe und interne Kommunikation zum größten Teil entweder auf dem klassischen Weg per Brief, Rundschreiben oder Memo oder mittels E-Mail. Besonders in der Dienstleistungsbranche spielt jedoch die verbale Kommunikation mit den Kunden eine große Rolle. Viele Kunden ziehen noch immer das Gespräch via Telefon, einer E-Mail oder einem Brief vor.
Das trifft in ganz besonderem Maß auf Berufsgruppen wie Versicherungsmakler, Anlageberater oder Immobilienmakler zu. Für diese und geschäftliche Kunden in ähnlichen Bereichen ist Microsoft Teams und seine virtuelle Telefonanlage ein unverzichtbares Arbeitsmittel. Zum Beispiel ist der Abschluss einer Berufsunfähigkeitsversicherung sehr beratungsintensiv. Da es sich um eine existenzielle Versicherung handelt, von deren Konditionen die finanzielle Existenz des Versicherungsnehmers und seiner Familie abhängen können, ist eine möglichst umfassende Information des Versicherungsnehmers unabdingbar. Hier zeigen sich die Stärken der Microsoft Teams Telefonanlage im Vergleich zu einer klassischen Telefonanlage. Ihre Kunden können mit Ihnen im Festnetz telefonieren, sogar wenn Sie gerade unterwegs sind und sich gar nicht im Büro befinden. Dazu kommt die hohe Qualität der Sprachübertragung. Das Telefongespräch klingt fast so, wie die beiden Teilnehmer direkt miteinander sprechen würden. Kein Wunder, dass Versicherungsmakler und ähnliche Berufsgruppen immer öfter auf Microsoft Teams zurückgreifen.
Wie die Microsoft Teams Telefonie einrichten?
Das Umstellen auf Microsoft Teams ist relativ unkompliziert. Sollte Ihre vorhandene Telefonanlage VoIP-fähig sein, benötigen Sie noch nicht einmal neue Hardware, sondern können die vorhandenen Telefone wie bisher gewohnt nutzen. Dazu gesellen sich aber noch weitere Nebenstellen wie Laptops, Smartphones und andere Geräte, die ins Netzwerk integriert werden. In der Regel ist die Portierung Ihrer Rufnummer möglich.
Zwar ist die Applikation in der Software Microsoft 365 Business bereit enthalten, zu ihrer Nutzung müssen Sie aber zunächst einen Anbieter auswählen und eine Lizenz erwerben. In Deutschland und einigen anderen Ländern kann man direkt mit Microsoft einen Vertrag abschließen. Die Gespräche laufen dann über die Microsoft Cloud im Rechenzentrum. Alternativ kann man auch einen Vertrag mit einem Drittanbieter abschließen. In diesem Fall erfolgt der Anschluss über einen zertifizierten Session Border Controller.
Die physische Einrichtung des Systems wird in der Regel vom gewählten Anbieter übernommen. Er kommt zum Kunden und kümmert sich um das Setup. Das Schwierigste bei der Einrichtung vom Microsoft Teams besteht im Grunde genommen darin, den passenden Anbieter zu finden. Die Angebote unterscheiden sich zum Teil deutlich voneinander. Einige Anbieter werben mit zusätzlichen Features und/oder günstigen Preisen. Am besten ist es, wenn Sie sich vor dem Vertragsabschluss durch einen Fachmann beraten lassen.
Zusammenfassung
Die Telefonie mit Microsoft Teams ist auf dem Vormarsch, weil sie im Vergleich zum klassischen analogen Telefonieren zahlreiche Vorteile bietet. Es handelt sich im Grunde genommen um VoIP Telefonie. Das bedeutet, die Gespräche werden über das Internet geführt. Microsoft Teams ist eine Anwendung, die sozusagen ein Komplettpaket für kleine und mittelgroße Unternehmen liefert. Die Telefonanrufe bilden nur einen kleinen Teil des Gesamtvertrags. Die Grundvoraussetzungen sind bereits in der Microsoft Office-Software für kommerzielle Nutzer und in Skype Business enthalten. Zur Nutzung ist es jedoch erforderlich, einen Vertrag entweder direkt mit Microsoft oder mit einem Drittanbieter abzuschließen. Der Aufwand lohnt sich, denn sowohl Sie als auch Ihre Kunden werden von der Umstellung profitieren. Telefongespräche über VoIP zu führen, setzt sich immer mehr durch.
