Abhaken, durchstreichen, löschen: die To-do-Liste ist unser täglicher Begleiter. Eigentlich soll sie den Arbeitsalltag erleichtern. Doch nicht selten sorgt sie für Stress und Frust. So klappt es.
Schon wieder ein Tag vorbei und noch immer stehen Stichpunkte auf der To-do-Liste. Sie werden auf morgen geschoben - mal wieder. Die meisten Menschen dürften das unzufriedene Gefühl kennen, das sich nun einstellt. «Wir gehen häufig überoptimistisch an unsere To-do-Listen», sagt Linda Wulff. Als Productivity Coach begleitet sie Menschen dabei, ihr berufliches Zeitmanagement zu optimieren.
To-do-Listen können dabei eine wichtige Rolle spielen, denn sie sollen unser Gedächtnis entlasten und Struktur in unseren Arbeitsalltag bringen. Aber wie gelingt das? «Fangen Sie an, eine Generalliste zu schreiben. Einen Ort, an dem sie wirklich alles ablegen, was sie erledigen wollen», rät Wulff. «Starten Sie aber jeden Tag mit einer Tagesliste.»
Diese sollte sichtbar sein. «Es sollte kein Merkzettel sein, der in irgendwelchen Kladden verschwindet», sagt Stephan Sandrock, Leiter des Fachbereichs Arbeits- und Leistungsfähigkeit am Institut für angewandte Arbeitswissenschaft. «Man sollte die To-do-Liste vor Augen haben, so entlastet man seine kognitiven Strukturen von den Dingen, die noch zu erledigen sind und kann sich darüber freuen, etwas abhaken zu können.»
Welches System passt zu mir?
Analog oder digital - bei dieser Frage scheiden sich die Geister. «Es gibt Studien, die zeigen, dass handschriftlich eingetragene Bemerkungen auf Papier effektiver sind, weil man die motorische Leistung mit den kognitiven Aspekten verknüpft», sagt Stephan Sandrock. In Teamarbeit seien hingegen digitale Listen sinnvoller.
Und es muss gefallen - jeder sollte daher sein eigenes System finden. Doch wie geht das? Ganz einfach: ausprobieren. «Jeder hat ein Gespür dafür, welche Bedienoberfläche ihn am meisten anspricht», sagt Linda Wulff.
Das Große in kleine Schritte unterteilen
Ob nun digital oder analog, auf einer effektiven To-do-Liste sollte man große Aufgaben in kleinere Teilschritte unterteilen. «Es macht Sinn, sich die einzelnen Schritte zu vergegenwärtigen und so etwas wie einen kleinen Projektplan zu schaffen», sagt Stephan Sandrock. Dafür ist es laut Linda Wulff wichtig, Tagesziele möglichst konkret aufzuschreiben.
Je besser man die bevorstehenden Aufgaben zerteilt und strukturiert, umso leichter sind sie für das Gehirn zu erfassen. Helfen können dabei zum Beispiel farbliche Markierungen.
Vielen Menschen dürfte es schwerfallen, die Prioritäten richtig zu setzen. «Wir neigen dazu, den Dingen eine Priorisierung zu geben, die von außen eingefordert wird», sagt Wulff. Oft kämen dabei dringliche Dinge, etwa tagesaktuelle Anfragen der Kollegen, zuerst. Aufgaben, wie etwa ein neues Computersystem zu installieren, das aber erst in drei Wochen starten soll, werden hingegen verschoben. Der Rat der Trainerin: Pro Woche zweimal zwei Stunden bewusst für solche Aufgaben einplanen.
Zeit realistisch einschätzen
Auch wie man etwas aufschreibt, kann einen Unterschied machen. Statt allgemeiner Schlagworte wie «Werkstatt» empfiehlt Linda Wulff konkrete Aufgabenformulierungen wie «Auto wegen Ölwechsel in Werkstatt Müller bringen», dahinter am besten die Telefonnummer.
Ebenfalls wichtig: das eigene Zeitmanagement. Das bedeutet, realistisch einzuschätzen, wie viel Zeit man für welche Aufgabe braucht. Wulff rät zu 20 bis 40 Prozent Zeitpuffer pro Aufgabe.
Die meisten Menschen arbeiten übrigens am Morgen und in den Vormittagsstunden leichter und schneller. Es kann also durchaus sinnvoll sein, eher aufwendige und anspruchsvolle Aufgaben gleich am Morgen zu bearbeiten und Tätigkeiten wie das Abarbeiten von E-Mails in den Nachmittag zu schieben.
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