Carolin Leopold ist die Leiterin der neuen Stabsstelle „Strategie-, Portfolio- und Projektmanagement“ im Referat I (Personal-, Organisations- und IT-Management) der Stadt Ingolstadt. Ihr kommt eine zentrale Rolle bei der Umsetzung der kommunalen Digitalisierungsstrategie zu.
Schon 2014 hat die Stadt im Rahmen eines Pilotprojekts erste digitale Anträge angeboten, die stets weiter ausgebaut wurden.
Bürger können bereits 161 Dienstleistungen online beantragen
Aktuell sind es nach Angaben von Bernd Kuch, Referent für Personal-, Organisations- und IT-Management, bereits 161 Dienstleistungen, die Bürger online beantragen können. Zuvor muss aber der Arbeitsprozess der Verwaltung digitalisiert werden. Der Stadtrat hatte dafür im Oktober 2023 eine Digitalisierungsstrategie beschlossen. In der Verwaltung soll weitgehend auf Papier verzichtet und stattdessen mit elektronischen Akten gearbeitet werden, wie dies bereits in einigen Ämtern der Fall ist. Wichtige Grundlage ist dabei die Einführung eines Datenmanagements, für alle Bereiche der Verwaltung. Ein bei der Stadtspitze angesiedeltes Steuerungsgremium wird die einzelnen Projekte priorisieren, beispielsweise anhand vorliegender gesetzlicher Verpflichtungen, erwarteter Effizienzsteigerungen oder ihrer Langlebigkeit.
Auf Erfahrungen anderer Digitalisierungsprojekte zurückgreifen
Carolin Leopold war bisher im Amt für Organisations- und Personalentwicklung als Sachgebietsleiterin tätig. Bereits dort war sie mit ihrem Team für Verwaltungsdigitalisierung, Projektmanagement und die Digitalisierung von Arbeitsprozessen verantwortlich. Ein Teil des Sachgebiets wechselt nun zur neuen Stabsstelle und wird dort im Projektverlauf personell weiter verstärkt. Dazu die Leiterin der neuen Stabsstelle, Carolin Leopold: „ Die Aufgabe der Stabsstelle ist, alle Akteure zu koordinieren und eine zielgerichtete Umsetzung zu gewährleisten. Dabei müssen wir das Rad nicht neu erfinden, sondern können auf die Erfahrungen bereits erfolgreich umgesetzter Digitalisierungsprojekte im Haus zurückgreifen.“
„Qualifizierter Telefonservice“ soll zentrale Anlaufstelle werden
Ein Beispiel für Digitalisierung ist der „qualifizierte Telefonservice“, der auch Auswirkungen auf die Bürger hat. Dieses Projekt soll, sobald es abgeschlossen ist, eine zentrale Anlaufstelle zu allen Fragen und Themen der Stadtverwaltung bieten. Hierzu müssten viele Akteure bei der Stadt in die Projektarbeit eingebunden, neue digitale Arbeitsabläufe und eine zentrale Wissensdatenbank erstellt werden. Ein weiteres Beispiel ist der Aufbau des Welcome-Centers für ausländische Fachkräfte. Auch hier müssen zunächst viele Planungen und Arbeiten im Hintergrund laufen, bevor das Projekt eine Außenwirkung entfalten kann.
Für die Mitarbeiter der Stadtverwaltung bringt die Umsetzung der Digitalisierung Veränderungen in ihrem Arbeitsalltag. Sie sollen daher über die einzelnen Projektschritte transparent informiert und eingebunden werden. Im Rahmen des internen Ideenmanagements seien hierzu innovative Ideen gefragt, gerade zur Entbürokratisierung und dem Umgang mit knapper werdenden städtischen Finanzmitteln.
DK
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