Schrobenhausen (SZ) Mit Einführung der sogenannten elektronischen Akte werden im Jobcenter Neuburg-Schrobenhausen seit gestern die klassische Aktenhaltung und alle Dokumente im Papierformat nach und nach digital abgelöst. Das Jobcenter werde hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister, heißt es - Kunden könnten aber weiterhin wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren.
Vorteil für alle: weniger Wartezeiten und schnellere Auskünfte, teilt die Arbeitsagentur Ingolstadt mit.
Elektronische Aktenführung ("eAkte") heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der "richtigen" Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb den Bearbeitungseingang. Der Einhaltung des Datenschutzes werde dabei höchste Priorität eingeräumt: Einblick in die einzelnen Dokumente haben immer nur Jobcenter-Beschäftigte, die diesen auch für die Aufgabenerledigung benötigen, versichert Pressesprecher Peter Kundinger.
Auskünfte könnten schneller erteilt werden, da die Akten sofort auf den Bildschirmen verfügbar seien. Auch die Bearbeitungszeiten sinken, da es weniger Schnittstellen und Transportwege gebe. Die elektronische Akte sei zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft.
Wichtig für alle, die Post ans Jobcenter schicken: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch acht Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Es sei denn, Kunden teilen dem Jobcenter mit, dass sie ihre Unterlagen zurückbekommen möchten. Am besten, so Kundinger, nur dann Originale ans Jobcenter senden, wenn diese ausdrücklich angefordert wurden.
Die durchschnittliche Akte eines Jobcenterkunden umfasst 300 Seiten, oft auch mehr. Bundesweit lagern fünf Milliarden Blatt Papier (Stand August 2016) in Jobcentern und täglich würden ohne Einführung der eAkte 1,8 Millionen Blatt hinzukommen. Die elektronische Akte helfe, diese Flut einzudämmen und mittelfristig Lagerkapazitäten in den Jobcentern zu sparen.
Die elektronische Akte wird von der Bundesagentur für Arbeit seit 2012 in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen eingesetzt. Bis Ende 2015 wurde dieses Verfahren auf seine Praxistauglichkeit für den Bereich der Grundsicherung ("Hartz IV") erprobt. Die elektronische Akte wird bis Mitte 2018 bundesweit eingeführt.
